La idea de dirigir un bufete de abogados virtual puede ser desalentadora al principio, pero hay pasos que puede tomar para garantizar una transición sin problemas.
Los abogados han adoptado el cambio al trabajo remoto, con más y más prácticas legales asumiendo una presencia virtual para servir mejor a los clientes. Si está considerando transformar su bufete de abogados en uno virtual, es importante comprender las ventajas y los desafíos.
¿Qué es un bufete de abogados virtual?
Un bufete de abogados virtual brinda servicios legales a los clientes utilizando plataformas en línea y tecnología de comunicación virtual en lugar de reuniones en persona. Las operaciones de un bufete de abogados virtual generalmente se alojan en oficinas satélites o desde casa. Si bien las prácticas legales virtuales están sujetas a las mismas regulaciones que las oficinas legales tradicionales, los abogados a menudo son consultores independientes en lugar de socios y empleados.
Según el Informe de Tendencias Legales 2021, el 79% de los clientes quieren la opción de trabajar con abogados de forma remota. Con tanta demanda, la necesidad de que los abogados adopten operaciones virtuales e integren la tecnología en su práctica legal es clara.
¿Cuáles son los beneficios de los bufetes de abogados virtuales?
Una serie de beneficios están asociados con la transformación de su práctica en una virtual y el uso de plataformas en línea para brindar servicios legales:
- Elimina la necesidad de una oficina física y los costos asociados con la operación de una oficina.
- Puedes trabajar desde cualquier lugar, con un horario más flexible. La computación en la nube, las plataformas de reuniones en línea y los espacios de colaboración virtual le permiten llevar su práctica con usted dondequiera que esté.
- Puede acceder a un mercado objetivo ampliado para nuevos negocios, ya que ya no está limitado por la ubicación geográfica.
- Tendrá muchos menos clientes que no se presentan porque los clientes no necesitan salir de sus hogares para reunirse con usted.
- Puede reclutar de un grupo más grande de talentos, porque sus empleados no necesitan vivir cerca de la oficina.
- Puede reinvertir el dinero que ahorra en gastos generales en el negocio.
En última instancia, los propietarios de bufetes de abogados pueden disfrutar de una mayor flexibilidad, ahorros de costos generales y un mejor alcance al cliente con una práctica legal virtual.
¿Qué tecnología necesitas? Software de bufete de abogados virtual
Las herramientas que utilice para transformarse en un bufete de abogados virtual dependerán de su práctica particular. Sin embargo, no importa cuán grande sea su empresa, o qué tipo de ley practique, dependerá completamente de plataformas y software en línea para administrar su negocio, organizar sus documentos y comunicarse con sus clientes y equipo.
La tecnología más común utilizada para apoyar la práctica legal remota incluye:
- Portal de cliente seguro
- Sitio web
- Servicio telefónico o VOIP
- Almacenamiento en la nube o sistema de gestión de documentos basado en la nube
- Software de videoconferencia
- Servicio de contestador automático
- Sistema de procesamiento de textos y/o automatización de documentos
- Software de calandrado
- Software PDF
- Sistema legal de pagos
- Gestor de contraseñas*
- Herramientas de colaboración
- Software de firma electrónica
- Sistema de gestión de casos o gestión de prácticas
* No abra su bufete de abogados virtual hasta que tenga un plan de ciberseguridad y las salvaguardas necesarias.
Si bien el software de administración de prácticas puede no estar en la parte superior de la lista de compras de una nueva pequeña empresa, tenga en cuenta que los productos generalmente incluyen los componentes que necesitará, y pagará por separado, como facturación y pagos, administración de documentos, automatización de documentos, calendario, portales de clientes y más.
Cómo iniciar una práctica legal virtual
El aumento del trabajo remoto y la práctica legal virtual ha facilitado la creación de un bufete de abogados y ha ayudado a nivelar el campo de juego, pero también ha aumentado la competencia en toda la industria. Investigue el mercado a fondo y proceda con cuidado al iniciar su bufete de abogados virtual. Puede ser útil seguir estos pasos.
Familiarícese con las regulaciones estatales y las reglas de ética
Antes de comenzar su práctica legal virtual, asegúrese de que está legalmente autorizado a hacerlo en su estado. Algunos estados requieren que los abogados tengan una oficina física para ejercer. Si este es el caso en su estado, es posible que no pueda operar un bufete de abogados completamente virtual, pero puede operar parcialmente como una práctica virtual.
Asegúrese de priorizar la privacidad de sus clientes en todos los aspectos de su práctica virtual. Contar con medidas adecuadas de seguridad y cifrado es crucial para mantener la confidencialidad.
Escribir un plan de negocios integral
Es esencial planificar cuidadosamente los pasos que tomará para transformar su práctica en una virtual. Es posible que desee redactar un plan de negocios, describiendo sus objetivos y los valores que desea mantener en su práctica. Luego aborde los pasos prácticos sobre cómo operará su empresa. Por ejemplo, ¿cómo organizará las consultas iniciales? ¿Cómo te comunicarás de forma segura con tus clientes? ¿Cómo te pagarán? El uso de sistemas automatizados siempre que sea posible, e investigar cuidadosamente la tecnología que necesitará, es crucial para ejecutar una práctica virtual rentable.
Crear un plan de marketing y un presupuesto
Asegúrese de tener en cuenta el marketing en su plan de negocios. ¿Ya tiene un sitio web de bufete de abogados? Si es así, ¿se puede optimizar aún más para generar clientes potenciales? ¿Aprovecharás las redes sociales para llegar a nuevos clientes? Estas preguntas son clave al formular su estrategia de marketing para su práctica legal virtual.
Hacer una transición exitosa a la práctica legal virtual
Un plan de transición cuidadoso y exhaustivo le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo. Los siguientes consejos pueden ayudar a garantizar que la transición sea lo más fácil y libre de estrés posible:
- Muévete a tu propio ritmo. Sea realista acerca de cuánto tiempo requerirá la transición y tenga cuidado de no apresurarla. De lo contrario, puede pasar por alto los elementos clave de la operación de un bufete de abogados virtual. Si el cambio parece demasiado, considere usar un modelo híbrido y hacer una transición gradual en el tiempo.
- Promover una cultura de trabajo positiva. Si tiene empleados, la transición a una práctica legal totalmente remota puede cambiar la dinámica de la “oficina”. Considere implementar registros diarios o semanales para fomentar la comunicación entre su equipo. También puede realizar eventos virtuales o happy hours para celebrar victorias y asegurarse de que su equipo se sienta apreciado.
- Redacte nuevas políticas para su oficina. Es importante asegurarse de que su equipo tenga la capacitación, el apoyo y los recursos necesarios para facilitar la transición al trabajo remoto. Un manual de procedimientos actualizado va de la mano con un nuevo plan de negocios. Considere actualizar sus políticas y el manual del empleado para reflejar estos cambios y mantener los estándares de calidad de servicio en su empresa.
Pregúntele al editor: Preguntas frecuentes sobre bufetes de abogados virtuales
Bufete de abogados virtual, bufete de abogados en línea, bufete de abogados remoto: ¿cuál es la diferencia?
Si bien estos términos se usan indistintamente, existen diferencias. Un bufete de abogados virtual o abogado virtual utiliza la tecnología para proporcionar servicios legales en línea, es decir, el trabajo de un abogado se realiza “virtualmente”. Un bufete de abogados virtual puede tener una oficina, o puede que no. Además, para confundir aún más las cosas, gracias a ALSP como Axion, “abogado virtual” es un término utilizado para los abogados que trabajan por contrato. Un bufete de abogados “en línea” es una forma de la vieja escuela de decir que usted es un bufete de abogados virtual. “Remoto” simplemente significa que está trabajando lejos de la oficina principal de su empresa, en una ubicación remota. Un bufete de abogados remoto no es necesariamente un bufete de abogados virtual. Es confuso, pero al final, como dijo Chad Burton en “¿Qué quieres decir con ‘bufete de abogados virtual’?“, a los clientes realmente no les importa cómo etiquetas tu empresa; Se preocupan por los resultados.
¿Un bufete de abogados virtual tiene una dirección?
Todas las empresas necesitan una dirección para el registro comercial, correspondencia oficial, fines fiscales y Google. Si no desea usar la dirección de su casa, generalmente se acepta un apartado postal o una dirección compartida de la suite de la oficina (pero consulte con su abogado o contador). Importante: Asegúrate de registrarte como empresa online en Google Business; de lo contrario, la oficina de correos local de EE. UU. o tu residencia privada aparecerán en el mapa en las búsquedas. Ninguno de los dos es bueno.
Traducción de la publicación original attorneyatwwork
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